Samtaleguide har givet cheflæge et forspring

Trods sin unge alder er det anden gang, at 41-årige Cæcilie Trier Sønderskov har rundet de første 100 dage som cheflæge. Siden oktober har hun stået i spidsen for Børne- og Ungeafdelingen på Slagelse Sygehus (Næstved, Slagelse og Ringsted sygehuse) og forsøgt at omsætte nogle af de ledelseserfaringer, hun gjorde sig i sit første job som cheflæge.

»Det var anderledes, end jeg regnede med at starte i et lederjob og nok det største spring, siden jeg startede i KBU. Selvfølgelig havde jeg forberedt mig, men pludselig var jeg bare chefen, lidt som da jeg i KBU’en pludselig var lægen. Det er lidt overvældende, og det var jeg bedre forberedt på anden gang,« siger Cæcilie Trier Sønderskov.

Hendes første cheflægejob var på Afdeling for Gynækologi, Obstetrik og Pædiatri på Nykøbing F. Sygehus, og her oplevede hun, at mange af medarbejderne i starten kom til hende, fordi de gerne ville have den nye chef til at løse forskellige opgaver.

Det var givende, men også ustruktureret, og nogle gange foregik det midt i andet arbejde. Det vidste hun, at hun ville gøre anderledes en anden gang, så det gjorde hun, da hun begyndte i Slagelse.

»Jeg havde brug for at skabe et rum, hvor vi både kunne møde hinanden på en bedre måde, lære hinanden at kende og tale om, hvad fungerer og hvad der ikke fungerer,« siger Cæcilie Trier Sønderskov.

Inspiration fra Nykøbing F.

Med sig fra Nykøbing F. Sygehus tog Cæcilie Trier Sønderskov noget vigtigt, nemlig inspiration fra sygehusets arbejde med belastningspsykologi og cheflæge Nanna Salling og chefsygeplejerske Linda Røhmer Christensens erfaringer med medarbejdersamtaler og deres samtaleguide, der bygger på Institut for Belastningspsykologis undervisning.

Cæcilie Trier Sønderskov har udarbejdet sin egen version af sine tidligere kollegers samtaleguide, som hun har brugt som afsæt for 1:1-samtaler af en halv times varighed med alle afdelingens læger.

»Jeg ville gerne mødes med medarbejderne ret hurtigt, så vi fik en chance for at lære hinanden at kende, og det gav mening for mig at lave min egen version af de gode ting, jeg havde lært på Nykøbing F. i stedet for at prøve at opfinde den dybe tallerken,« siger Cæcilie Trier Sønderskov.

Nogle fungerer bedst med overvejende stabilitet, faste rammer og bestemte arbejdsgange, mens en del faktisk hellere vil have variation

Cæcilie Trier Sønderskov, cheflæge, Børne- og Ungeafdelingen på Slagelse Sygehus

Samtalen indledes med en indflyvning, så følger samtaleguidens seks spørgsmål, før den afsluttes med en udflyvning, hvor medarbejderen kan nævne emner, som samtaleguiden ikke er kommet rundt om. Det kan være om et specifikt arbejdsområde eller noget personligt, der er behov for at dele med en ny chef.

I samtalerne arbejder Cæcilie Trier Sønderskov både med en indflyvning, hvor hun præsenterer sig selv for medarbejderen og omvendt, og en udflyvning, hvor medarbejderen har mulighed for at tage noget op, som samtaleguiden ikke er kommet omkring.

I den del, hun kalder indflyvningen, fortæller Cæcilie Trier Sønderskov bl.a. medarbejderen om sin egen karrierevej, hvordan hun er endt i ledelse, hvorfor hun har valgt Region Sjælland til og lidt om sit privatliv med tre børn og familie. Det kan godt føles lidt sårbart.

»Jeg tror ikke, at jeg kan være leder uden at være lidt sårbar og skrøbelig. Det er altid lidt angstprovokerende at dele noget om mig selv med nogen, jeg ikke kender i forvejen og især nogen, hvor vi har en form for hierarkisk forhold til hinanden. Omvendt var det rart for mig at kunne gøre det 1:1 og ikke i et stort plenum til en konference.«

Seks spørgsmål danner fundamentet

Når Cæcilie Trier Sønderskov har introduceret sig selv, er det medarbejderens tur til at fortælle lidt om sig selv, inden den egentlige samtaleguide begynder.

Selve samtaleguiden består af seks spørgsmål: 1. Hvorfor har du valgt dit fag? (både hvorfor man er blevet læge og valg af speciale) 2. Hvorfor arbejder du her på NSR? (Næstved, Slagelse og Ringsted Sygehuse) 3. Hvad beriger dig i dit arbejde? 4. Hvad belaster dig i dit arbejde? 5. Hvad synes du fungerer rigtigt godt her? 6. Hvad kunne godt blive bedre?

De første to spørgsmål gav Cæcilie Trier Sønderskov et godt indblik i, hvad der driver og motiverer både faste medarbejdere og de uddannelseslæger, hun måske skal rekruttere i fremtiden. Men det var svarene på spørgsmålene om arbejdsglæde, hun var mest spændt på: Hvad beriger, og hvad belaster?

»For nogen er de spørgsmål meget fluffy og lidt højpandede, og så har vi i stedet talt om, hvad der gør en dag god eller en dag dårlig. Jeg oplevede en enorm åbenhed, og at de fleste gerne ville fortælle, hvordan hverdagen fungerer. Nogle fungerer bedst med overvejende stabilitet, faste rammer og bestemte arbejdsgange, mens en del faktisk hellere vil have variation. Det gav mig virkelig god indsigt i den medarbejdergruppe, jeg arbejder med,« siger Cæcilie Trier Sønderskov.

Pejling til forandring

Ligesom medarbejderne ofte har ideer, kan man som ny chef altid få øje på noget, man gerne vil gøre anderledes, men gennem de to sidste spørgsmål i samtaleguiden lærte Cæcilie Trier Sønderskov hurtigt, at det ikke var alle hendes idéer, der var lige gode.

Nogle af de yngre læger sagde, at de aldrig havde siddet 1:1 med deres chef før

Cæcilie Trier Sønderskov, cheflæge, Børne- og Ungeafdelingen på Slagelse Sygehus

»Én af de ting, jeg havde tænkt, vi kunne gøre bedre på en anden måde, nævnte størstedelen af lægerne som noget, der fungerede rigtig godt. Og så var det nok ikke det første, jeg skulle begynde at pille ved. Den indsigt i afdelingen ville have været svær at få som udefrakommende uden 1:1-samtalerne,« siger Cæcilie Trier Sønderskov.

Selvom hun gerne vil være en chef, man altid kan komme til, så har de skemalagte samtaler givet noget helt andet end en åben dør-politik.

»Samtalerne gav rum og tid til at tale om alt det, der måske ellers var boblet over i frustration om tre måneder,« siger Cæcilie Trier Sønderskov.

Effektivt forspring

Målet med samtalerne var at møde medarbejderne og ‘måske få lidt at arbejde med’, men trods varme anbefalinger til initiativet fra chefteamet, der havde inspireret hende, var hun alligevel spændt på, hvad der egentlig ville komme ud af det.

Ville medarbejderne ‘købe den’, og kunne hun som chef skabe det rum, hun håbede på?

Svaret er et entydigt ‘ja’, og effekten af den strukturerede introduktion mellem medarbejder og chef er der ingen tvivl om.

»Jeg har lært rigtig mange af lægerne at kende på en måde, der ellers ville have taget 6-12 måneder. Selvfølgelig var det mange samtaler at have i min introperiode, hvor der også var mange andre ting i min kalender, men jeg synes, at det har givet mig et forspring,« siger Cæcilie Trier Sønderskov.

For hver medarbejder har hun taget noter undervejs, og efter 25-30 samtaler har det givet hende et godt overblik over, hvilke ting der går igen, og som hun enten bør ændre eller værne om.

Selvom medarbejderne overordnet har taget godt imod samtalerne, har Cæcilie Trier Sønderskov også fået input til en samtaleguide version 2.

»Langt de fleste sagde selv helt spontant i slutningen af samtalen, at de syntes, at det var godt at få muligheden for at møde mig på den måde, og nogle af de yngre læger sagde, at de aldrig havde siddet 1:1 med deres chef før, og at de var overvældet på den gode måde. Men nogle af de erfarne læger kunne godt have brugt, at der også var sat tid af til introduktion til deres rolle, arbejdsopgaver, arbejdsgange og aftaler. Så i fremtiden vil jeg tage med mig, at nogle har brug for mere end den mere personlige introduktion.«

Guide til 1:1-samtaler

1. Hvorfor har du valgt dit fag? (både hvorfor man er blevet læge og valg af speciale)

2. Hvorfor arbejder du her på NSR? (Næstved, Slagelse og Ringsted Sygehuse)

3. Hvad beriger dig i dit arbejde?

4. Hvad belaster dig i dit arbejde?

5. Hvad synes du fungerer rigtigt godt her?

6. Hvad kunne godt blive bedre?