Hvornår har du sidst haft en tilknytningssamtale, chef?

Indbakken er tom, når stillingsopslaget udløber. Der er en stor gennemstrømning af nye medarbejdere, mens de erfarne medarbejdere forsvinder. Og der er alt for få til at løse opgaverne.

Det er virkeligheden mange steder i både sundhedsvæsenet og ældreplejen. I 2030 vil Danmark mangle 90.000 medarbejdere, kan man læse i bogen ‘Hjælp, vi mangler kolleger!’ Det er ikke et problem, der forsvinder af sig selv.

»Hvis der bare var tale om én udfordring, som for eksempel at mange danskere har en præference for deltidsarbejde, så ville det ikke skabe så stor en mangel på arbejdskraft. Men samtidig med det, har mange organisationer et højt sygefravær, vi har den demografiske udvikling med mange ældre og færre i den erhvervsaktive alder og borgernes stigende forventninger til velfærden. Det er alt sammen med til at skabe den perfekte storm – forstået som en situation, hvor flere udfordrende forhold til sammen er med til at skabe det, der i folkemunde bliver kaldt arbejdskraftsudfordringen,« siger Christian Qvick.

Han er partner i konsulentfirmaet LEAD og har sammen med Claus Elmholdt og Cecilie Schultz Pedersen skrevet bogen ‘Hjælp, vi mangler kolleger!’, der kommer med en række bud på, hvordan arbejdspladser kan stormsikre sig i de kommende år.

Om ‘Hjælp, vi mangler kolleger!’

Bogen indeholder to forskningsbaserede modeller. Helhedsmodellen for den attraktive arbejdsplads viser, hvordan organisationer kan lykkes med at tiltrække og tilknytte medarbejdere. Helhedsmodellen for den nytænkende arbejdsplads peger på, hvordan arbejdspladser enten kan øge arbejdsstyrken eller reducere behovet for arbejde udført af mennesker.

Helhedsmodellen for den attraktive arbejdsplads består af i alt 15 faktorer, som f.eks. onboarding, psykologisk trygt arbejdsmiljø, karriereudviklingsmuligheder og fleksible arbejdsformer. Helhedsmodellen for den nytænkende arbejdsplads består af 10 faktorer, som f.eks. opgaveflytning, nye teknologier, op i tid og sygefravær.

Modellerne beskæftiger sig med forskellige måder at løse arbejdskraftsudfordringen og kan bruges hver for sig eller sideløbende.

Sådan skaber du en stærkere tilknytning

Når der er en stor medarbejderomsætning på en arbejdsplads, så giver det nedsat effektivitet, hvor man risikerer at miste vigtig viden, bruger mange ressourcer på oplæring og trækker tungere veksler på erfarne medarbejdere.

Hvis vi vil have medarbejderne til at blive, skal vi arbejde med tilknytningen og lede ud fra, hvad der kan gøre en arbejdsplads attraktiv

Christian Qvick, forfatter, ‘Hjælp, vi mangler kolleger!’

Hvis man vil undgå det, er det vigtigt at være proaktiv. I stedet for at tale om fastholdelse, taler Christian Qvick om tilknytning. Og der er god grund til det specifikke ordvalg, siger han.

»Vi skal ikke tale om fastholdelse, som emmer af modvilje og henleder til en forestilling om, at medarbejdere skal ’holdes fast’. I stedet skal vi tale om tilknytning, som i stedet lægger op til en ledelse, der skal bidrage til at skabe en oplevelse hos medarbejderen af, at ’her hører jeg til’. Hvis vi vil have medarbejderne til at blive, skal vi arbejde med tilknytningen og lede ud fra, hvad der kan gøre en arbejdsplads attraktiv,« siger Christian Qvick.

Mange kender nok allerede til fratrædelsessamtaler også kendt som exit-interviews, hvor man taler om, hvad der har fået en medarbejder til at forlade arbejdspladsen. Men Christian Qvick siger, at en leder skal sætte ind meget før det. Hvis man vil arbejde med at skabe en stærkere tilknytning, bør såkaldte tilknytningssamtaler være første skridt.

»Det behøver ikke være mere kompliceret end at spørge om to overordnede ting. Hvad skaber arbejdsglæde hos dig i dagligdagen, som vi skal holde fast i eller skrue op for? Hvad skaber frustration i dit arbejde, og måske ligefrem overvejelser om at sige op, som vi skal forsøge at ændre på? Svarene på de spørgsmål kan hjælpe ledere med at skabe attraktive arbejdspladser for medarbejdere i forskellige livsfaser og med forskellige behov, ønsker og præferencer for ’det gode arbejdsliv’,« siger Christian Qvick.

Leder, vær nysgerrig og lyt

I øjeblikket arbejder han med at skabe en HR-strategi i en mellemstor kommune baseret på indsigter fra blandt andet tilknytningssamtaler og fratrædelsessamtaler. Men de to slags samtaler kan bruges i mange henseender, siger han.

Det kan for eksempel være på en afdeling med lidt for stor personaleomsætning, hvor man har brug for at blive klogere på årsagerne hertil: Skyldes det manglende fleksibilitet, for stort arbejdspres, fraværende kompetenceudviklingsmuligheder eller noget helt fjerde?

I tilknytningssamtaler er det lederens job at være nysgerrig, mens det er medarbejderen, der har 80 pct. af taletiden.

»Forleden talte jeg med en afdelingssygeplejerske, der ud over fratrædelsessamtaler var begyndt at lave tilknytningssamtaler for at blive klogere på, hvordan hun kan være med til at gøre det mere attraktivt at blive. Det har givet hende et mere klart billede af, hvor hun kan sætte ind som leder.«

Fleksibilitet er afgørende

Hvis man beskæftiger sig med rekruttering, eller tiltrækning, som Christian Qvick ville kalde det, er det næppe nogen overraskelse, at fleksibilitet er én af de ting, mange medarbejdere efterspørger i dag.

»Når jeg har nævnt ordet ’fleksibilitet’ på de arbejdspladser, hvor man leverer borgernær velfærd, har jeg af og til set en træthed i øjnene på lederne. Men her er det vigtigt at huske på, at fleksibilitet er mere end firedages arbejdsuger og mulighed for hjemmearbejde,« indleder Christian Qvick.

Han vil gerne tale om fleksibilitet, men i en langt mere bred forstand end den, der ofte præger den offentlige debat.

»Jeg er ikke i tvivl om, at fleksibilitet kommer til at spille en rigtig stor rolle fremadrettet, når medarbejdere skal vurdere om en arbejdsplads er attraktiv. Fleksible arbejdsformer er muligheden for tilpasning af arbejdstid, arbejdstidspunkt, arbejdssted, jobindhold og ansættelsesforhold,« siger Christian Qvick.

Brug for individuelle løsninger

Han opfordrer til, at ledere ser langt mere åbent på fleksibilitet, end de måske har været vant til og i højere grad ser på løsninger for den enkelte medarbejder frem for at arbejde med one-size-fits-all.

»Nogle vil gerne arbejde på nedsat tid, fordi det passer bedst til den livsfase, de er i. Det kan være senioren, som ikke ønsker at lade sig pensionere, men som omvendt også ønsker sig mere fritid. Småbørnsforældrene har måske behov for mere fleksible mødetidspunkter for at kunne få arbejdslivet til at hænge sammen med hente- og bringetider i vuggestuen. Og endelig er der måske nogle, som befinder sig et sted i livet, hvor de har brug for at skifte stilling internt på arbejdspladsen for at få nye udfordringer,« siger Christian Qvick.

Han anerkender, at det ikke er nogen nem ledelsesopgave, men peger på, at en del af ansvaret i nogle tilfælde kan lægges ud til medarbejderne. Det kan man for eksempel gøre ved hjælp af systemer, hvor medarbejderne selv booker sig ind på de vagter, de gerne vil tage og får et medansvar i forhold til at sørge for den rette bemanding.

»Det komplicerer helt sikkert opgaven for lederen, men der er ingen tvivl om, at øget fleksibilitet er med til at øge medarbejderes arbejdsglæde og tilknytning til arbejdspladsen. Og set i det lys, tror jeg, at det i de fleste tilfælde er ’bøvlet’ værd.«

Christian Qvick, Claus Elmholdt og Cecilie Schultz Pedersen, ‘Hjælp vi mangler kolleger’, Hans Reitzels forlag, 336 sider.

Denne artikel blev oprindeligt bragt på vores søstermedie Kommunal Sundhed.